Standardisierung von Prozessen

Aug 26, 2020 Stefan Brenner No Comments 4554 Views

Prozessstandardisierung im Consulting Umfeld

Inhaltsverzeichnis:

Einleitung
Motivation für Prozessstandardisierung
Elemente der Prozessstandardisierung
Konkretisierung der Standardisierung
Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
Fazit
Quellen

1. Einleitung

Ein höherer Standard verspricht nicht unbedingt eine höhere Effizienz. Jedoch ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für höhere Effizienz die standardisierung von Prozessen. So wie jeder gute Berater dem Kunden dazu animiert diese Prozesse zu optimieren, so sollte er dies in seinem eingene Umfeld auch als Lösungsansatz in betracht ziehen.

2. Motivation für Prozessstandardisierung

Standardisierung bedeutet laut allgemeinem Verständnis und Definition die Vereinheitlichung von beispielsweise Verfahrensweisen und dient der Schaffung eines gemeinsamen Standards.[1]

Folgen von nicht vorhandenen Standardisierungen sind eine hohe Prozesskomplexität welches eine geringe Prozesstransparenz nach sich zieht. Dies bedeutet, dass komplexe Sachverhalte eine schlechte Wiederholbarkeit trotz ähnlichem oder gleichem Informations-Input nach sich zieht. Dies führt im Kern zu vermeidbarem Mehraufwand. Mangelnde Standardisierung in komplexen Projekten können oft einen uneinheitlichen Auftritt nach außen vermitteln und einen unprofessionellen Eindruck erwecken. Zusätzlich gestaltet sich die Zusammenarbeit mit Partnern oder eigenen Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten oft schwierig. Wenn in dieser Situation zusätzlich sprachliche oder kulturelle Unterschiede den Komplexitätsgrad erhöhen sind aufwändige und vermeidbare Einarbeitungen in spezifische Verfahren nicht zu vermeiden. Unklare oder nicht definierte Verfahren oder Vorgaben führen zu individuellen Ausführungen und somit zu einem schlechten First Pass Yield (FPY). Besonders belastend ist dies für Unternehmen die sich hauptsächlich im Projektgeschäft bewegen und somit keinen „Second Pass“ zur Verfügung haben. Da kaum Auswertemöglichkeiten ohne standardisierte Prozesse möglich sind, können kontinuierliche Verbesserungen nur schwer realisiert werden. Durch den Verzicht auf Verbesserungen und bestmögliche Varianten können Optimierungen bei Durchlaufzeiten, Prozesskosten und Prozessqualität im Hinblick auf eine Ist-Analyse im SAP Modulumfeld erschwert werden.[2]

3. Elemente der Prozessstandardisierung

Ein Prozess besteht aus einer Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten, die aus einer Reihe von Inputs einen oder mehrere Outputs erzeugen.[3] Demzufolge gibt es immer eine Quelle der Informationen die im Consulting-Umfeld der Leistungsempfänger ist. Die Informationsgewinnung geschieht häufig in Form von Workshops mit den Mitarbeitern der verschiedenen Fachbereiche. Alternativ natürlich im Dokumentenstudium falls eine lückenlose Dokumentation vorliegt.

Der Input ist somit hoch individualisiert und steht in starker Abhängigkeit von den zur Verfügung stehenden Informationen und der Art der Informationsübermittlung. Die Aktivitäten bezeichnen somit die einzelnen Informationsaufnahme-Prozesse in unterschiedlichen Formen. Insbesondere Fragenkataloge, Prozessmodelle und die Informationsverarbeitung aus Freitexten sollte hierbei erwähnt sein. Die Aktivitäten werden neben dem Input maßgeblich durch Menschen und Sachmitteln beeinflusst. Mit Sachmittel sind insbesondere Tools, Software, Methoden oder auch die Geschäftsausstattung definiert. Der Aktionsträger Mensch ist der entscheidende Faktor in diesem Prozess und sollte, wenn möglich, flexibel und ressourceneffizient zum Einsatz kommen können.

4. Konkretisierung der Standardisierung

Durch Prozessstandardisierung werden ausgewählte Prozesselemente eines Prozesses bis zu einem bestimmten Grad in ausgewählten Organisationseinheiten eines Unternehmens vereinheitlicht. Um eine Manifestierung durchzuführen, ist die erste Frage die beantwortet werden sollte, was von einem Prozess standardisiert werden soll. Dies bedeutet, dass genau definiert werden muss ob nur Teilprozesse oder das große Ganze einbezogen wird. Auch der Grad der Standardisierung ist festzulegen. Dies bedeutet, dass in unterschiedlichsten Prozesstiefen standardisiert werden kann. So kann es durchaus vorkommen, dass ein Prozess klar definiert ist, jedoch in der Tiefe durchaus Varianten aufweist. Eine weitere wichtige Frage die vor einem „Roll-out“ beantwortet werden sollte, ist die der Lokation. Demnach muss klar dokumentiert und beschlossen sein, an welchen Standorten oder in welchen Abteilungen ein standardisierter Prozess sinnvoll ist. So kann es durchaus sein, dass ein standardisierter Prozess am Standort Bielefeld eingeführt werden sollte, jedoch am Standort Minsk aufgrund der Prozesshäufigkeit und dem damit verbundenen Verhältnis aus Schulungsaufwand und Nutzenstiftung als nicht zweckdienlich anzusehen ist.[4]

5. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

Allgemein lässt sich festhalten, dass ein standardisierter Prozess oftmals auch ein optimierter Prozess ist und somit gegebenenfalls ein „Best Practice Prozess“ ist. Dies führt dazu, dass Prozesskosten und Durchlaufzeiten reduziert werden können und die Prozessqualität erhöht ist. Durch die Schaffung von Transparenz und die damit eintretende Komplexitätsreduktion gibt es eine deutliche Verbesserung des internen Prozessverständnisses, wodurch neue Mitarbeiter in deutlich geringerer Zeit eingearbeitet werden können. Messungen und Benchmarks der Prozesse können ein Teil des internen Qualitätsmanagements darstellen. Durch die einheitliche Außendarstellung gegenüber Kunden und Partnern ist es auch vereinfacht möglich internes und externes Outsourcing zu betreiben. Dies würde gleichzeitig eine höhere Flexibilisierung im Hinblick auf knappe Ressourcen ermöglichen.

Als nachteilig im Hinblick auf eine Standardisierung kann erwähnt werden, dass Einschränkungen der Flexibilität und der Kreativität erfolgen können. Führungskräfte an dezentralen Standorten verlieren an Handlungsspielraum und Mitarbeiter fühlen sich gegebenenfalls eingeschränkt. Hoch individuelle Kundenwünsche können damit unter Umständen im „ersten Wurf“ nicht flexibel berücksichtigt werden.[5]

6. Fazit

Im Consulting-Umfeld besteht ein hohes Standardisierungspotenzial im Bereich der Ist-Analysen Erstellung. Durch Ausschöpfung der Potenziale können Effizienz, Effektivität und Transparenz bestehender Verfahren und Prozesse erheblich erhöht werden. Bei diesem Standardisierungsvorhaben ist festzulegen, welche Prozesselemente, bis zu welchem Grad, in welchen Modulen vereinheitlicht werden sollen. Die angewandten Methoden, Templates und Tools sind besonders wichtige Elemente der Standardisierung und können die Standardisierung massiv vorantreiben.

(Stefan Brenner)